南宁市村级文件材料归档整理方法

发布时间:2011-10-15 09:31   作者:南宁市档案局
 

为了使村级归档文件整理工作规范化、标准化,提高村级档案管理水平,根据《档案法》和《广西档案管理条例》的精神及《广西壮族自治区村级建档标准》的有关规定,结合我市村级档案整理工作的实际,制定《南宁市村级文件材料归档整理方法》。

一、村委会文件材料归档范围:本村在村务活动中直接形成的具有保存价值的各门类档案。文件归档范围详见附件《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》

无查考价值的事务性、临时性文件.重份文件、供参阅文件,学习资料等不需归档

 二、文件材料归档的整理步骤

 按照文件材料的形成规律和文件之问的有机联系,区分不同价值,以“件”为单位,对归档文件材料进行鉴定、分类、排序、装盒、编目,使之便于查找利用。

()分类:

 按村委会工作内容将归档文件分为党群工作类、村务工作类、社会保障类、生产经营类、山林土地类、人口与计生类、财务工作类、基建工程类、设备仪器类、声像类、实物类共11大类,并用阿拉伯数字固定类别代码。类别及代码详见《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》。

 ()划分保管期限:

每一类下可划分为永久和定期两个保管期限。“永久”保存时间为50年以上。“定期”依文件使用价值可将保存时间划分为10年、30年等。

()装盒:

       l、在同一大类和同一保管期限下,将归档文件按时间先后结合工作内容排列依序装盒。

 2、编盒号在同一大类下盒号依时间先后从1开始流水排列。

    例:党群类第一盒表示为:  11

        党群类第二盒表示为:  12

        财务类·凭证第一盒表示为:7.11

3、标注盒脊和封面:如图示

档号

 

 

 

 

 

 

1--1

 

案卷题名

 

 

立卷单位:三塘镇那况村

 

起止时间:2003.1-2004.12

 

保管期限:永久

 

 

 

 

 

()编制文件档号

 1、文件装盒后,在每份文件的右上角空白处用红色印泥加盖档号章,填写档号。一个盒内编一个流水件号。

 2、档号章式样及填写方法:类号一盒号·件号(123)

序号

11

1

  (表示党群类——第一盒第一份文件)

()编制目录

1、盒内文件按档号顺序抄写“归档文件目录”。

2、归档文件目录一套置于盒内文件之前,一套分类装订提供查阅。

例:

归档文件目录

类号一盒号                              保管期限:永久

件号

责任者

文号

        

日期

页数

备注

1

三塘镇

政字[2000]3

关于办理土地延包证书的通知

2000.01.12

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

()装订和放置备考表

l、需要永久保存的档案应去除铁质订书订,以件为单位,用棉线三孔一线在页左1cm处装订。

2、备考表置于盒内文件之后。“盒内文件情况说明”填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

()档案统计与移交

 1、将村委会保管的所有档案每年统计汇总一次。

2、村委会换届后交接双方签名办理移交手续。

村委会档案统计、移交清册

 

类别

 

 

 

 

 

党群工作类

村务

工作

社会

保障

生产

经营

设备

仪器

声像

实物

 

交接手续

移交人签名

接受人签名

2000

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2001

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表

一、 文 书 档 案

分类号

类目名称

归 档 范 围

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

本村党支部会议、党员大会的通知、议程、报告、领导人讲话、会议记录等材料

永久

本村党支部年度工作计划、总结材料

永久

本村党支部年度以下工作计划、总结材料

10

本村党支部、村委会联席(班子)会议记录

永久

本村党支部关于机构设置、撤并、名称更改、启用印章的请示及上级批复、通知、决定等材料