为了使村级归档文件整理工作规范化、标准化,提高村级档案管理水平,根据《档案法》和《广西档案管理条例》的精神及《广西壮族自治区村级建档标准》的有关规定,结合我市村级档案整理工作的实际,制定《南宁市村级文件材料归档整理方法》。
一、村委会文件材料归档范围:本村在村务活动中直接形成的具有保存价值的各门类档案。文件归档范围详见附件《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》
无查考价值的事务性、临时性文件.重份文件、供参阅文件,学习资料等不需归档。
二、文件材料归档的整理步骤
按照文件材料的形成规律和文件之问的有机联系,区分不同价值,以“件”为单位,对归档文件材料进行鉴定、分类、排序、装盒、编目,使之便于查找利用。
(一)分类:
按村委会工作内容将归档文件分为党群工作类、村务工作类、社会保障类、生产经营类、山林土地类、人口与计生类、财务工作类、基建工程类、设备仪器类、声像类、实物类共11大类,并用阿拉伯数字固定类别代码。类别及代码详见《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》。
(二)划分保管期限:
每一类下可划分为永久和定期两个保管期限。“永久”保存时间为50年以上。“定期”依文件使用价值可将保存时间划分为10年、30年等。
(三)装盒:
l、在同一大类和同一保管期限下,将归档文件按时间先后结合工作内容排列依序装盒。
2、编盒号在同一大类下盒号依时间先后从1开始流水排列。
例:党群类第一盒表示为: 1—1
党群类第二盒表示为: 1—2
财务类·凭证第一盒表示为:7.1—1
3、标注盒脊和封面:如图示
档号 |
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1--1 |
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案卷题名 |
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党 群 类 |
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立卷单位:三塘镇那况村 |
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起止时间:2003.1-2004.12 |
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保管期限:永久 |
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(四)编制文件档号
1、文件装盒后,在每份文件的右上角空白处用红色印泥加盖档号章,填写档号。一个盒内编一个流水件号。
2、档号章式样及填写方法:类号一盒号·件号(1、2、3…)
档 号 |
序号 |
1—1 |
1 |
(表示党群类——第一盒第一份文件)
(五)编制目录
1、盒内文件按档号顺序抄写“归档文件目录”。
2、归档文件目录一套置于盒内文件之前,一套分类装订提供查阅。
例:
归档文件目录
类号一盒号 保管期限:永久
件号 |
责任者 |
文号 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
1 |
三塘镇 |
政字[2000]3号 |
关于办理土地延包证书的通知 |
2000.01.12 |
5 |
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(六)装订和放置备考表
l、需要永久保存的档案应去除铁质订书订,以件为单位,用棉线三孔一线在页左1cm处装订。
2、备考表置于盒内文件之后。“盒内文件情况说明”填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(七)档案统计与移交
1、将村委会保管的所有档案每年统计汇总一次。
2、村委会换届后交接双方签名办理移交手续。
村委会档案统计、移交清册
类别
年 度 |
党群工作类 |
村务 工作 类 |
社会 保障 类 |
生产 经营 类 |
山 林 土 地 类 |
人 口 与 计 生 类 |
财 务 工 作 类 |
基 建 工 程 类 |
设备 仪器 类 |
声像 类 |
实物 类 |
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交接手续 |
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移交人签名 |
接受人签名 |
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2000年 |
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2001年 |
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2002年 |
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南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表
一、 文 书 档 案 |
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分类号 |
类目名称 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
1
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党 群 工 作 类 |
本村党支部会议、党员大会的通知、议程、报告、领导人讲话、会议记录等材料 |
永久 |
本村党支部年度工作计划、总结材料 |
永久 |
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本村党支部年度以下工作计划、总结材料 |
10年 |
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本村党支部、村委会联席(班子)会议记录 |
永久 |
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本村党支部关于机构设置、撤并、名称更改、启用印章的请示及上级批复、通知、决定等材料 |