南宁市村级文件材料归档整理方法

为了使村级归档文件整理工作规范化、标准化，提高村级档案管理水平，根据《档案法》和《广西档案管理条例》的精神及《广西壮族自治区村级建档标准》的有关规定，结合我市村级档案整理工作的实际，制定《南宁市村级文件材料归档整理方法》。

一、村委会文件材料归档范围：本村在村务活动中直接形成的具有保存价值的各门类档案。文件归档范围详见附件《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》

无查考价值的事务性、临时性文件．重份文件、供参阅文件，学习资料等不需归档。

 二、文件材料归档的整理步骤

 按照文件材料的形成规律和文件之问的有机联系，区分不同价值，以“件”为单位，对归档文件材料进行鉴定、分类、排序、装盒、编目，使之便于查找利用。

(一)分类：

 按村委会工作内容将归档文件分为党群工作类、村务工作类、社会保障类、生产经营类、山林土地类、人口与计生类、财务工作类、基建工程类、设备仪器类、声像类、实物类共11大类，并用阿拉伯数字固定类别代码。类别及代码详见《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》。

 (二)划分保管期限：

每一类下可划分为永久和定期两个保管期限。“永久”保存时间为50年以上。“定期”依文件使用价值可将保存时间划分为10年、30年等。

(三)装盒：

       l、在同一大类和同一保管期限下，将归档文件按时间先后结合工作内容排列依序装盒。

 2、编盒号在同一大类下盒号依时间先后从1开始流水排列。

    例：党群类第一盒表示为：  1—1

        党群类第二盒表示为：  1—2

        财务类·凭证第一盒表示为：7.1—1

3、标注盒脊和封面：如图示

(四)编制文件档号

 1、文件装盒后，在每份文件的右上角空白处用红色印泥加盖档号章，填写档号。一个盒内编一个流水件号。

 2、档号章式样及填写方法：类号一盒号·件号(1、2、3…)

  (表示党群类——第一盒第一份文件)

(五)编制目录

1、盒内文件按档号顺序抄写“归档文件目录”。

2、归档文件目录一套置于盒内文件之前，一套分类装订提供查阅。

例：

归档文件目录

类号一盒号                              保管期限：永久

(六)装订和放置备考表

l、需要永久保存的档案应去除铁质订书订，以件为单位，用棉线三孔一线在页左1cm处装订。

2、备考表置于盒内文件之后。“盒内文件情况说明”填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(七)档案统计与移交

 1、将村委会保管的所有档案每年统计汇总一次。

2、村委会换届后交接双方签名办理移交手续。

村委会档案统计、移交清册

南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表