为了使村级归档文件整理工作规范化、标准化，提高村级档案管理水平，根据《档案法》和《广西档案管理条例》的精神及《广西壮族自治区村级建档标准》的有关规定，结合我市村级档案整理工作的实际，制定《南宁市村级文件材料归档整理方法》。
一、村委会文件材料归档范围：本村在村务活动中直接形成的具有保存价值的各门类档案。文件归档范围详见附件《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》
无查考价值的事务性、临时性文件．重份文件、供参阅文件，学习资料等不需归档。
二、文件材料归档的整理步骤
按照文件材料的形成规律和文件之问的有机联系，区分不同价值，以“件”为单位，对归档文件材料进行鉴定、分类、排序、装盒、编目，使之便于查找利用。
(一)分类：
按村委会工作内容将归档文件分为党群工作类、村务工作类、社会保障类、生产经营类、山林土地类、人口与计生类、财务工作类、基建工程类、设备仪器类、声像类、实物类共11大类，并用阿拉伯数字固定类别代码。类别及代码详见《南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表》。
(二)划分保管期限：
每一类下可划分为永久和定期两个保管期限。“永久”保存时间为50年以上。“定期”依文件使用价值可将保存时间划分为10年、30年等。
(三)装盒：
l、在同一大类和同一保管期限下，将归档文件按时间先后结合工作内容排列依序装盒。
2、编盒号在同一大类下盒号依时间先后从1开始流水排列。
例：党群类第一盒表示为： 1—1
党群类第二盒表示为： 1—2
财务类·凭证第一盒表示为：7.1—1
3、标注盒脊和封面：如图示
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档号 |
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1--1 |
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案卷题名 |
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党 群 类 |
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立卷单位：三塘镇那况村 |
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起止时间：2003.1-2004.12 |
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保管期限：永久 |
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(四)编制文件档号
1、文件装盒后，在每份文件的右上角空白处用红色印泥加盖档号章，填写档号。一个盒内编一个流水件号。
2、档号章式样及填写方法：类号一盒号·件号(1、2、3…)
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档 号 |
序号 |
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1—1 |
1 |
(表示党群类——第一盒第一份文件)
(五)编制目录
1、盒内文件按档号顺序抄写“归档文件目录”。
2、归档文件目录一套置于盒内文件之前，一套分类装订提供查阅。
例：
归档文件目录
类号一盒号 保管期限：永久
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件号 |
责任者 |
文号 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
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1 |
三塘镇 |
政字[2000]3号 |
关于办理土地延包证书的通知 |
2000.01.12 |
5 |
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(六)装订和放置备考表
l、需要永久保存的档案应去除铁质订书订，以件为单位，用棉线三孔一线在页左1cm处装订。
2、备考表置于盒内文件之后。“盒内文件情况说明”填写文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(七)档案统计与移交
1、将村委会保管的所有档案每年统计汇总一次。
2、村委会换届后交接双方签名办理移交手续。
村委会档案统计、移交清册
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类别
年 度 |
党群工作类 |
村务 工作 类 |
社会 保障 类 |
生产 经营 类 |
山 林 土 地 类 |
人 口 与 计 生 类 |
财 务 工 作 类 |
基 建 工 程 类 |
设备 仪器 类 |
声像 类 |
实物 类 |
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交接手续 |
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移交人签名 |
接受人签名 |
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2000年 |
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2001年 |
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2002年 |
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南宁市村级文件材料分类归档范围及保管期限表
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一、 文 书 档 案 |
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分类号 |
类目名称 |
归 档 范 围 |
保管期限 |
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1
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党 群 工 作 类 |
本村党支部会议、党员大会的通知、议程、报告、领导人讲话、会议记录等材料 |
永久 |
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本村党支部年度工作计划、总结材料 |
永久 |
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本村党支部年度以下工作计划、总结材料 |
10年 |
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本村党支部、村委会联席（班子）会议记录 |
永久 |
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本村党支部关于机构设置、撤并、名称更改、启用印章的请示及上级批复、通知、决定等材料 |
永久 |
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本村党务干部任免、分工等材料 |
永久 |
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本村党支部换届选举候选人的请示、批复和换届选举工作的通知、议程、报告、领导人讲话、大会发言、选举办法、选举结果、决议、上级批复等材料 |
永久 |
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本村有关党务工作的请示、报告以及上级的批示、批复等材料 |
永久 |
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本村有关党务工作的请示、报告无上级批示、批复等材料 |
10年 |
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本村执行上级党组织工作的决定、纪要、报告等材料 |
30年 |
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本村党组织统计年报、党员名册及批准加入党组织材料 |
永久 |
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本村发展党员的请示、上级批复及其它发展党员材料 |
30年 |
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本村党员组织关系介绍信、通知书存根 |
永久 |
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本村党员交纳党费清单、发票等 |
30年 |
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本村工青妇等党群工作获县级以上表彰的文件、事迹材料、审批表、名册等材料 |
永久 |
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本村工青妇等党群工作获县级以下表彰的文件、事迹材料、审批表、名册等材料 |
30年 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
|
1 |
党 群 工 作 类 |
本村党员受警告以上处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料 |
永久 |
|
本村党员受警告以下处分形成的有关材料、处理意见和上级决定、批复等材料 |
30年 |
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|
本村党员教育管理工作的年度计划、总结及开展先进性教育、科学发展观等专项学习活动的实施意见、总结、专题汇报材料 |
30年 |
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本村党员开展各种单项学习等材料 |
10年 |
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本村民主评议、测评党员的总结、汇总等材料 |
30年 |
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本村开展民主评议、测评党员的过程性材料 |
10年 |
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本村党风廉政建设的责任书、计划、总结、汇报、领导班子及个人执行重大事项的廉政公示、述职述廉等材料 |
30年 |
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本村开展党风廉政建设过程中形成的其它材料 |
10年 |
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本村党建工作制度 |
30年 |
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党群工作宣传材料 |
10年 |
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本村团支部换届选举、干部任免等材料 |
永久 |
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|
本村团支部年度计划、总结、汇报、会议记录 |
30年 |
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本村团员名册、团组织统计年报、团组织关系介绍信及存根 |
永久 |
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本村团费缴纳清单、票据，发展团员的材料 |
30年 |
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本村团员违法违纪惩处的请示、报告、批复等材料 |
30年 |
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共青团教育、宣传及其它专项工作的实施意见、计划、总结、汇报等文件 |
30年 |
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共青团教育、宣传及其它专项工作的过程性文件材料 |
10年 |
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本村妇代会换届选举、建立组织机构、妇女干部任免等材料 |
永久 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
|
1 |
党 群 工 作 类 |
本村妇女工作年度计划、总结、汇报、会议记录 |
30年 |
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本村妇女权益申诉、维权、调查处理材料 |
30年 |
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本村精神文明建设工作计划、总结、专题汇报等材料 |
30年 |
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本村开展精神文明建设工作的过程性、事务性文件材料 |
10年 |
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本村创建文明村、生态村等活动的计划、总结、汇报、考评材料 |
30年 |
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本村举办各种类型运动会、邀请赛的规定、协议等材料 |
30年 |
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|
本村获得县级以上人大代表的文件材料 |
永久 |
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|
选举人大代表工作等有关材料 |
10年 |
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参加各种农（畜）产品行业协会的有关材料 |
30年 |
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上级下发的需要本村贯彻执行的有关党群工作方面的文件材料 |
10年 |
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2 |
村 务 工 作 类 |
本村村民（代表）大会、村委会换届选举的通知、议程、讲话、总结、报告、批复及会议记录等材料 |
永久 |
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本村发展规划、年度工作计划、总结及村委办公会议记录 |
永久 |
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村委会分工、村委干部花名册 |
永久 |
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本村干部在上级会议上的交流、发言材料 |
30年 |
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本村行政区划调整、名称更改、隶属关系变化等文件材料 |
永久 |
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本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告、批复、决定、通知等材料 |
永久 |
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本村村务公开、村民自治章程、民主管理各项制度等材料 |
永久 |
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|
本村集体资产和收益分配管理制度、方案、计划、表册等材料 |
永久 |
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本村固定资产统计台账等有关材料 |
永久 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
|
2 |
村 务 工 作 类 |
本村集体债权债务情况等材料 |
永久 |
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本村干部招待费使用情况、各种非生产性开支材料 |
30年 |
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本村农业税减免统计表、登记表 |
永久 |
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涉及农民负担材料 |
30年 |
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组织各种文化、科技学习、培训等形成的文件材料 |
10年 |
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本村获县级以上先进集体、劳动模范、先进个人等表彰的审批表、文件及先进事迹 |
永久 |
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本村获县级以下先进集体表彰的审批表、文件及先进事迹 |
30年 |
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本村干部任免、调资定级、退休退职等形成的文件材料及工作调动介绍信存根 |
永久 |
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本村民兵组织建设、花名册、训练工作、征兵工作、兵役登记等材料 |
30年 |
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本村人民调解工作记录 |
30年 |
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法院、镇法律事务所、本村关于民事、经济纠纷、调解处理协议书、裁定书、判决书 |
永久 |
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本村来信来访有领导批示且有处理结果的材料 |
30年 |
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本村来信来访无处理结果的材料 |
10年 |
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本村综合治理、治安保卫工作年度计划、总结、目标责任书等文件材料 |
30年 |
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本村文教、体育、公共卫生工作等方面形成的文件材料 |
10年 |
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本村村史、大事记、组织沿革、村民家谱、族谱 |
永久 |
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本村有关口述文化、地方戏曲或曲艺、手工技能、民俗活动、宗教文化等非物质文化遗产形成的材料 |
永久 |
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上级下发的需要本村贯彻执行的有关行政工作方面的文件材料 |
10年 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
|
3
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社 会 保 障 类
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社会保障各类年度统计表、台账等 |
永久 |
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社会保障各类年度以下的统计表 |
10年 |
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本村社会保障工作记录、村干部定补材料 |
30年 |
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本村拥军优属、优抚救灾、扶贫帮困工作规定、实施材料 |
30年 |
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个人参保社会保险缴费登记表、社会保险基本情况变更表 |
永久 |
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本村村民参加农村新型合作医疗保险名册、统计表 |
永久 |
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本村卫生普查、防疫检疫等材料 |
30年 |
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本村退休、养老人员情况统计表、名册、本村五保户、军烈属花名册 |
永久 |
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上级部门关于村干部、农民待遇、养老保险、医疗保险方面等文件材料 |
30年 |
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4 |
生 产 经 营 类 |
本村农、林、牧、渔、副业的年度工作计划、工作总结、统计报表、统计台账、科研成果等材料 |
永久 |
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本村经验介绍、病虫害防治材料、科技示范户材料 |
30年 |
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村办企业、幼儿园、学校、医院、养老院等机构管理性产权权属、利润上缴分配、年度工作计划、工作总结、统计报表、设备统计台帐、经营承包合同、协议书、财务工作等文件材料 |
永久 |
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村办企业产品、产量、营销等各种统计报表 |
30年 |
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村办企业关于招商引资、产品科研项目等文件材料 |
永久 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
|
5
|
山 林 土 地 类
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本村土地征用、借用、调拨的报告、批复、协议、合同、征地后的工作安排、农转非等文件材料 |
永久 |
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本村村民建房申请和批准材料、村民房产、地产凭证材料、宅基地丈量登记、统计表 |
永久 |
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上级关于村镇建设、建房等有关文件材料 |
30年 |
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本村土地承包的调整和流转材料 |
永久 |
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本村村民集中流转土地、鱼塘、果园、林地等承包经营材料 |
30年 |
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本村土地补偿情况和发放清册等材料 |
永久 |
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本村机动地和荒地承包、发包和上交材料 |
30年 |
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本村林改工作中签订的合同书、协议书等材料 |
永久 |
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本村有关林权改革工作政策性文件 |
永久 |
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本村有关林权改革工作一般性文件 |
10年 |
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退耕还林、还草工作中形成的文件材料 |
永久 |
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水利、村圩、民宅建设规划、合同 |
永久 |
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6
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人 口 与 计 生 类
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户口登记、死亡、出生、迁移人口的统计表、名册等管理材料 |
永久 |
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本村村民婚姻状况证明存根等材料 |
永久 |
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本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育等材料 |
30年 |
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本村计划生育工作年度统计表及独生子女、生育二胎的申请、审批表和违反计生条例的调查处理材料 |
永久 |
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人口普查工作材料 |
30年 |
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二、会计档案 |
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分类号 |
类目名称 |
归档范围 |
保管期限 |
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7 |
财 务 工 作 类 |
1、会计凭证 |
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2、会计帐本 |
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3、会计报表 |
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4、其他 |
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会计档案保管期限按《会计档案管理办法》执行 |
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三、科技档案 |
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8 |
基 建 工 程 类 |
本村各个基建项目请示、批复、可行性研究报告、估算单、决算表、合同、协议书、计划、勘测、设计、施工、调试、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料；土地使用证、房产证等材料 |
永久 |
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本村道路、水电、通讯、能源、环保等公用设施建设中形成的文字、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料 |
永久 |
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建筑设施拆除、村容整治、重点工程项目等形成的文件材料 |
永久 |
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9 |
设备 仪器类 |
本村购买的各类设备的立项、审批、合同、运输、商检、安装、验收、年检、维修、随机文件及台账等 |
长期 |
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四、特殊载体档案 |
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10 |
声像类 |
上级领导检查本村工作和本村在各项工作活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等声像材料 |
永久 |
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五、实物档案 |
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11 |
实物类 |
荣誉类（本村获得的奖牌、匾、证书、奖状、锦旗、奖杯） |
永久 |
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纪念品类（赠予本村的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品样品、花瓶） |
永久 |
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印信类（本村曾经使用的旧印章、印模、徽标） |
永久 |
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