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增强档案馆的社会服务能力

发布时间:2008-09-25 09:37   作者:南宁市档案局(馆)
 

为社会服务,特别是为社会公众服务,是转型变革时期档案馆存续与发展的基本策略。档案馆社会化服务同档案的开放工作密切相关。因为没有档案开放就没有真正意义上的社会化服务。我国的档案开放工作从上世纪80年 代起,迄今已经走过了二十多年的道路。许多综合性档案馆在利用档案信息资源为社会服务方面做出了较大的贡献,改革开放之前蒙在档案馆上的神秘面纱被逐渐揭 去,普通群众可以依据《中华人民共和国档案法》的规定,直接到档案馆或通过档案馆提供的信息网络平台利用已经开放的档案信息资源。

然 而,在看到成绩的同时,我们也应理性分析目前档案馆工作中存在的问题。例如,由于我国的档案立法基本上都是在社会转型前完成的,这就使得一些规定与已经变 化了的社会环境缺乏协调一致性,一些档案法律法规缺乏对公民私权利(如公民的知情权、隐私权等)的尊重,客观上阻碍了档案部门社会服务能力的提高。总体来 看,与一些先进国家相比,我国档案的保密和控制使用的范围过宽;重管轻用,一些档案馆把大量的时间和人力、物力用于档案的实体整理上,而对档案的内容挖掘 和开发却不够重视。同时,许多档案馆在以往的馆藏建设过程中没有坚持用户需求导向原则,所以馆藏档案的信息内容很难满足社会公众的需要。

造成这些问题存在的主要原因包括:

改革观念相对滞后。一些档案馆依然扮演着党委和政府档案保管仓库的角色,缺乏面向社会公众、改变馆藏结构单一的思想意识。一些档案馆缺乏自我宣传意识,使得那些为社会公众所需要的档案信息长期藏于深闺无人识

  法律法规相对落后。如对档案开放期限的规定弹性过大,特别是对保管满30年的档案中不能开放部分的规定缺乏可操作性,而且范围过宽。对档案公布权的要求也过于严格,使档案馆承担了过多的社会责任。人事档案的封闭式管理模式依然故我,个人的信息权、知情权和隐私权、法律救济权等受到侵害。一些法律法规对档案的保密、划控尺度规定偏宽,致使一些本应开放的档案也被人为地控制起来,影响了档案价值的实现。

  国家教育制度中缺乏利用档案信息资源方面的要求。档案馆作为爱国主义教育基地社会各方面利用档案史料的中心作用的发挥,一般应同国家的教育制度相衔接。如果缺乏教育培养,国民的整体档案意识水平就很难得到根本性提高。

  档案信息社会化服务理论研究不够。就档案管理理论而言,如果依然继续强调整理中心论,忽视档案利用服务理论的研究,就很难为档案馆提供有效的理论指导。

  基于上述认识,我提出以下几点建议:

  一要进一步解放思想,明确档案馆服务社会化的时代意义和历史意义,增强社会服务意识。

  二要确立档案开放为原则,不开放为例外的新的指导思想,消除片面的保密观念,为社会公众提供更多的组织化档案信息资源,满足社会公众的利用需求。

  三要确立尊重公民私权利的法律意识,积极组织修订相关法律法规,体现对国民信息权利,特别是档案信息利用权、知情权和隐私权的尊重。

  四要加强与教育主管部门的协调与沟通,积极探索增强整个社会档案意识水平的新途径,提高国民的档案信息资源开发利用能力。

  五要改善档案馆的资源结构,坚持用户需求导向原则,使档案馆成为社会文化的记忆库,而不仅仅是政府活动的记忆库。

六要充分重视档案馆信息网络平台的建设与维护,使社会公众的档案信息利用需求能够通过无围墙的档案馆得到有效实现。档案馆应当充分重视档案网站的建设,特别是上网档案信息内容的合理组织、更新工作,强化与用户之间的互动与交流。

(作者:中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师 王英玮)