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浅议人事档案管理

发布时间:2012-06-13 09:24   作者:南宁市城市照明管理处
 

引言

人 事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来 看,人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案,对人才资源开发起着重要作用。

1 当前人事档案管理中存在的不足

     1.1 普 遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单 位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,自已不想管也不愿管。因 此,往往容易忽视人事档案管理工作,未把人事档案管理工作纳入到议事日程,档案工作不研究没安排,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工 作自然就做不好。

     1.2 硬件设施解决落实差。档案室建设简陋,经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室,有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整。

     1.3 档案管理人员管理水平不高,管理手段落后。由于档案管理人员大多数是兼职,因此导致了管档人员工作变动频繁,新手占70%, 加之各级管档部门没有组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工 作。又因为大多数档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式, 由于反复调用原件,阳光多次照射,造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象,直接影响到档案的完整与安全。

     1.4 人 事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面,有些材料在内 容和形式上是雷同的,如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话,给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了 档案的质量,降低了档案的利用率。

     1.5 人档分离的情况愈加严重。随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求,导致了这种人档分离的情况愈加严重。

     1.6 人 事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新,人事档案信息管理系统已得到普遍采用,计算机信息的水平也在不断提高,但有些先进的技术手段还 没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,这些不利于人事管理效率的提高,并且造成一定的资源浪费。

     2 对目前人事档案管理的几点建议

     2.1 提 高认识,进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作,将其纳入到议事日程。要建立档案管理领 导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。同时单位领导要加强对档案法律法规的学习,进一步明确档案工作是各级党委、政府义不 容辞的责任和义务。

     2.2 加 大投入,进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入,档案工作经费做到年初有预算安排,特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信 息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、 防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢 失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密。

     2.3 提 高档案管理人员的素质。《干部档案工作条例》三十八条规定,各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设,选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产 党员从事干部档案工作,注意对他们的教育培养,关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。建议:①主管部门应定期组织培训业务知识,让他们掌握 新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平。②配置专(兼)职人事档案管理人员,落实管档人员待遇。

     2.4 注 重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础,随着政治经济体制改革的不断深化,干部制度的改革、考察、考核、学 历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多,给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料,认真 整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证 人事档案的权威性、准确性和真实性。

     2.5 健 全制度,进一步规范档案资料管理。实践证明,建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档 案管理制度,对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用,都要制定一套严格的制度,对永久、长期保存的档案应定期 向上级档案主管部门进行移交;再其次为了避免档案的丢失、改动,必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度,严格手续,做到转入、转出、接收材 料有登记,查阅、借阅档案有登记,利用方便,提供准确,有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素,对档案管理中出现问题的,实行责任追究,保证档案管理规 范有序。

     2.6 加 强人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管 理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现 代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高 人事信息管理的时效性。要提高工作效率,就需要对人事档案实行计算机辅助管理,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机,通过 相应的技术处理,将文字、图片、声像等资料转变成数据资料,实现人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络 技术来进行人事档案管理创新,通过网络,可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享,向社会提供优质高效的人才档案信息服务,以实现人事档案信息资源的 有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量,并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善,档案管理必将更有效,档案管理工作必 将上一个新台阶。

 

 

参考文献:

[1]中共昆明市委组织部信息中心.《简报》

[2]东台党建.《做好新时期干部人事档案工作的几点思考》.2003.8.16

[3]张峰,姜兴美.《信息化对档案管理的挑战及对策》《山东档案》.20006

[4]刘萌.《档案管理与经济知识论》北京:中国人民大学出版社.2001.