您的位置:首页 > 网上展厅 > 学术探讨

我国档案信息化评估体系述评

发布时间:2011-11-06 09:20   作者:档案管理 5/2010 总第186期
 

国家档案局在2002年 颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》(以下简称《纲要》)中首次提出:要适应国家信息化建设和档案事业发展的要求,把档案信息化纳入国家信息化建设的总 格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的 进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务。同时,档案信息化也被写入了《档案事业发展“十五”规划》和《档案事业发展“十一五” 规划》之中,更加明确了档案信息化在整个档案事业和国家信息化建设中的重要地位。

很多学者认识到,档案信息化建设离不开对其的评估,通过评估,摸清档案信息化建设的现状,“以评促建”,最终达到促进档案信息化建设的目的。部分学者和档案部门也相继提出了他们的评估体系。

1档案信息化评估体系研究我国在档案信息化方面的研究成果颇丰,但是在档案信息化评估指标体系方面的研究成果则寥寥无几。以“档案信息化”为题名在“中国知网”上进行检索,得到1402条结果;而关于档案信息化指标体系研究的文献则不到10篇。

1.1文献概况分别以“档案信息化”、“评估”、“指标”、“体系”等关键词和题名在“中国知网”上进行检索,并剔除相关度不高的文章之后,有关档案信息化评估指标体系方面的研究文献主要有以下几篇:

 

1有关档案信息化评估体系的研究文献

文献标题

作者

期刊

时间

档案信息化指标测度刍议

薛春刚

档案与建设

20033

档案信息化建设评估体系构想

张燕 王协舟

档案与建设

20046

档案信息化测度指标体系的构建

朱健

湖北档案

200511

档案信息化建设测度指标体系探索

郑丽

档案与建设

20072

档案信息化指标体系研究

张照余

中国档案

20079

档案信息化指标体系研究——基于实证和定量方法的分析

刘菁

浙江大学硕士学位论文

2009

由表1可见,关于档案信息化评估体系的理论研究开始较早,从2003年 便出现了相关的研究成果,这离《纲要》的发布时间相距很短,学者的独到眼光和探索精神可见一斑。在随后的几年里,也有一些新的成果出现,但数量极少且没有 连续性。这一方面,体现了档案信息化评估体系研究还未引起学者足够的重视,另一方面,也体现了我国目前档案信息化评估体系还是相当的不健全、不完善。

1.2文献简介

1.2.1《档 案信息化指标测度刍议》薛春刚在《档案信息化指标测度刍议》一文中介绍了信息化测度模型与流派,并指出了档案信息化测度指标体系构建的原则和依据,提出的 指标要素包括档案信息资源、信息技术和硬件设施、信息人才、档案信息服务、档案信息网络、法规政策、档案信息生态环境等。

优点:指标较全面,将“档案信息服务”、“档案生态环境”、“发展潜力”等纳入评估指标;提出了信息服务在档案信息化建设中的重要地位。

缺点:没有给出具体的权重。

1.2.2《档案信息化建设评估体系构想》

张 燕、王协舟在《档案信息化建设评估体系构想》一文中指出:档案信息化建设评估应包括档案信息网络与基础设施建设评估、档案信息资源建设评估、标准规范与制 度建设评估、信息技术应用系统建设评估、档案信息技术人才建设评估、用户工作水平评估等六个方面。同时,还指出了评估体系各要素间关系与地位、评估的主体 与性质,以及评估的方法等。

优点:提出应针对评估对象的不同,具体评估指标应有所差别;在评估方法上,使用定量与定性相结合的方法。

缺点:指标内容不够全面,也没有给出具体的权重。

1.2.3《档案信息化测度指标体系的构建》

朱 健在《档案信息化测度指标体系的构建》一文中论述了社会信息化水平测度理论模型和方法,指出了档案信息化测度指标体系构建的对象、原则和依据,并提出指标 体系的结构由档案信息化基础设施、档案信息资源、档案信息政策标准和法规、档案信息化人才、档案信息化环境以及档案信息化潜力六大测度要素以及33项具体指标构成。

优点:指标较为全面,基本涵盖了档案信息化建设的主要内容。

缺点:仅从宏观上进行评估,重建设轻应用,未考虑档案信息服务。

1.2.4《档案信息化建设测度指标体系探索》

郑 丽在《档案信息化建设测度指标体系探索》一文中指出了构建档案信息化建设测度指标体系的意义,论述了国内外信息化测度理论和构建指标体系应遵循的原则,并 提出了其指标体系的设计:由档案信息化基础设施、档案信息资源、档案信息应用系统、档案信息化标准规范、档案信息化人才队伍和档案信息化环境六大评价指标 和具体的58项指标构成。

优点:评估内容较全面。

缺点:评估指标太细,操作性不强。

1.2.5《档案信息化指标体系研究》

张照余在《档案信息化指标体系研究》一文中论述了建立档案信息化指标体系的依据和原则,并提出了档案信息化指标体系构成方案:由规划指数、组织指数、政策法规指数、人才指数、投入指数、人文环境指数、基础设施指数、资源建设指数、效益指数和安全指数这十大指标以及对应的56项具体观测指标构成。

优点:指标体系较为全面,认识到档案信息化与地方信息化的关系,涉及到了管理架构;提出了权重分配。

缺点:重建设轻应用,体现出应用服务的比重只占10%;部分指标设置不够合理。

1.2.6《档案信息化指标体系研究》

刘 菁在《档案信息化指标体系研究——基于实证和定量方法的分析》一文中运用了定量与定性相结合的方法,在指标体系设计过程中,以比较研究法和调查法确定相关 指标,运用德尔菲法对指标的重要性程度进行排序,进一步以层次分析法确定各指标的权重,在此基础上,初步构建了档案信息化指标体系:由档案信息资源、档案 信息化基础设施与技术运用、档案信息服务、信息化支撑条件等四大一级指标以及16个二级指标和51个三级指标构成。

优点:评估内容较为全面平衡;权重的设置比较科学。

缺点:指标体系构建仍有所缺失,如未考虑到档案信息化服务的对象——用户的情况。

1.3文献分析对几篇文献在评估体系和评估指标方面进行比较,有利于发现共性,突出差异,进一步体现出我国当前档案信息化评估体系的研究现状。

1.3.1档案信息化评估体系比较从评估对象、评估主体、评估范围和评估方法这几个方面对各人的评估体系进行比较分析,如表2。通过表2的 比较,我们可以发现,当前,档案信息化评估体系还不完善:评估对象各有侧重,主要是某一档案部门或某一地区,将二者结合起来的只有张照余一人,其他的评估 体系并不适用于整个地区档案信息化的评估;评估主体不明确,除张燕、王协舟提出档案信息化评估主体应是上级档案信息化领导小组外,其他人均未提出究竟是自 评还是他评,是主管部门评还是第三方来评;评估范围有限,主要围绕档案部门自身开展的工作进行,与档案部门相关的因素未考虑进去。

 

2档案信息化评估体系比较

作者

评估

对象

评估

主体

评估范围

评估

方法

薛春刚

档案信息化进程

档案信息资源、信息技术、硬件设施、档案信息人才、档案信息服务、法规政策、档案信息投资、档案信息生态环境、发展潜力

计算指标,确定权重,算出总指数

 

张燕

王协舟

具体档案部门

上级档案信息化领导小组

档案信息网络与基础设施、档案信息资源、标准规范与制度、信息技术应用系统、档案信息技术人才、用户工作水平

定量与定性结合,类比、调查、移植评论

朱健

地区、行业或国家

档案信息化基础设施、档案信息资源、档案信息政策标准和法规、档案信息化人才、档案信息化环境以及档案信息化潜力

收集数据,建立模型,计算指数

 

郑丽

综合档案馆

档案信息化基础设施、档案信息资源、档案信息应用系统、档案信息化标准规范、档案信息化人才队伍和档案信息化环境

收集数据,确定权重,加权求和

 

张照余

某一地区或档案部门

规划、组织、政策法规、人才、投入、人文环境、基础设施、资源建设、效益和安全

刘菁

具体档案部门

档案信息资源、档案信息化基础设施与技术运用、档案信息服务、信息化支撑条件

德尔菲法,层次分析法

 

1.3.2档案信息化评估指标比较

评估指标在整个评估体系中有着重要的作用,其设置是否科学合理,直接影响着评估工作的效果。通过对比分析,几个评估指标的内容覆盖面如下表:

3档案信息化评估指标比较

作者

薛春刚

张燕

王协舟

朱健

郑丽

张照余

刘菁

政策立项

 

 

 

 

资金支持

 

组织架构

 

 

 

 

基础设施

信息资源

人才队伍

应用系统

 

标准规范

安全保障

 

服务开展

 

 

用户情况

 

 

 

其他

发展

潜力

信息化

潜力

 

通过表3, 我们能发现,各人的指标并不完全相同,除了基础设施、信息资源、人才队伍、应用系统、标准规范和安全保障这六项指标属于共有之外,其他评估体系的指标几乎 各不相同。共有的六项是《纲要》中重点提出的档案信息化建设的主要内容。这说明了关于评估指标的设置,目前并没有一个统一的认识。

2档案信息化评估体系实践

我国各地、各级档案部门在档案信息化方面做了很多的工作,但是,针对这些工作的评估却迟迟没有开展起来,目前,较为成熟的评估体系几乎没有。当前,较为常见的有关档案信息化评估指标体系有三个:《2008年度浙江省综合档案馆信息化评估标准》、《辽宁省市级档案局(馆)2009年信息化建设评估标准》和《常德市区县(市)档案局(馆)信息化建设评估标准》。

4档案信息化评估标准比较

评估标准

评估

对象

评估

主体

评估内容

评估

方法

浙江省综合档案馆信息化评估标准

综合档案馆

本单位、主管部门

信息化建设的组织规划与人材培养;信息化基础设施建设;信息化网络建设;数据库建设;电子目录中心建设与电子文件、档案管理;数字档案信息的发布、利用与开发;档案馆信息化环境

设定各项分值,自评加他评方式

 

辽宁省市级档案局(馆)2009年信息化建设评估标准

市级档案局(馆)

本单位、主管部门

规划与管理;基础设施建设;办公自动化建设;档案管理系统建设;信息资源建设;电子文件中心建设;网站与信息发布;安全体系建设

设定各项分值,自评加他评方式

 

常德市区县(市)档案局(馆)信息化建设评估标准

区县(市)档案局(馆)

本单位、主管部门

规划与管理;基础设施建设;应用系统与网络;安全建设;信息资源建设;数字档案信息的发布、利用与开发

设定各项分值,自评加他评方式

 

 

从表4中 可以看出,这几个评估标准总体上差别不大,评估对象都是具体的档案部门;评估主体都是本单位和主管部门;评估内容主要围绕《纲要》提出的六大建设重点;评 估方法也都是自评与他评结合的方式。总体上说,这几个实践评估标准较为完善,有明确的评估对象、评估主体和评估方式,评估指标有较强的可操作性,可以对档 案部门进行有效的评估。但也存在一些问题,如指标的设定仍然不够全面,只将评估内容限定在档案部门内部;权重分值的赋予也有待进一步合理化。

3现有评估体系的优缺点分析

3.1评估体系的优点

通过对我国主要评估体系的总结和分析,可以看出,现有的评估方法具备许多优点,可为建设我国档案信息化评估体系提供良好的借鉴。其主要优点有:

3.1.1较为科学合理的制定方法

制 定方法上,很多学者在制定评估体系前,都明确了其制定的原则、依据和方法,使得制定的指标体系有一定的指导性和实践性。如薛春刚提出建立档案信息化指标体 系应遵循科学性、系统性、动态性、代表性、实用性和可比性的原则。张照余提出档案信息化指标体系的建立应依据相关的法规文件、已推行生效的指标体系和相关 的统计口径等。

3.1.2能够突出重点的指标构成

指 标构成上,大多数指标体系都是紧扣《纲要》中提出的六大档案信息化建设要点制定的,同时,又增添一些相关方面的指标,使得指标体系有一定的针对性和系统 性。如朱健、郑丽提出的评估指标都是围绕档案信息化基础设施、档案信息资源、档案信息应用系统、档案信息化标准规范、档案信息化人才队伍和档案信息化环境 等几大要素。

3.1.3赋予权重方便了测算计算方法上,有些指标体系使用德尔菲法(专家评价与打分法)确定每个具体指标的分值或者比例,在体现了各项指标的权重的同时,也便于评估结果的测算。如张照余给每个指标划分了从5%20%不等的权重,另外,几个评估实践也都给每个指标设定了具体分值。

3.1.4定 性与定量结合的数据采集方法数据采集上,采用定性与定量相结合的方法,如专家评估与数据统计相结合。使用这种方法的好处是,两种数据来源既能互相验证,从 而保证采集数据的真实性,二者又能互相补充,保证数据的完整性。如朱健提出的评估体系中,指标数值来源为专家评估和统计。

3.2评估体系的不足之处

通过分析,也发现了现有评估体系的一些不足,主要表现在:3.2.1评估对象较为孤立

评 估对象方面,虽然有的学者提出,其制定的指标体系既可以用于某一地区的档案信息化评估,也可用于某一档案部门的档案信息化评估,但从其设置的指标体系来 看,并未完全体现出地区档案信息化评估的要素。这也是众多评估体系所欠缺的,即把档案部门完全孤立地进行评估,而忽略了档案部门与外界的联系。在实践中, 我们知道,档案部门的资金、项目是上级拨付的,档案部门的服务对象是社会公众,一个地区的经济生活水平影响着档案部门的工作方式。因此,在对档案部门或者 地区的档案信息化进行评估的时候,应充分考虑到与档案部门发生联系的其他主体,只有这样,才能充分体现档案信息化对档案部门、对社会所起到的影响。

3.2.2评估指标重建设轻应用

评 估指标方面,现有的指标体系并不完整,很多评估体系还停留在“重建设轻应用”、“重投入轻产出”、“重前期轻后期”的水平上:只重视基础设施,忽视了应用 系统的建设;只重视信息化建设的投入力度,而忽略了对信息化产出的评估;只重视前期的建设评估,而忽略了后期的效果评估。虽然,档案信息化建设离不开《纲 要》中提出的六大要素,但是,这只是对各地档案部门的基本建设要求,并不是其最终目标和结果。在实际工作中,很多档案部门开展了很多的档案信息服务,并取 得了很好的效果,现有的评估体系很难将这些反映出来。档案信息化的评估体系不应局限于档案信息化的“初级阶段”,即各种资源的积累阶段,而应贯穿档案信息 化的全部过程。

3.2.3评估方法有待改进

评 估方法方面,大多数评估系统都是采用“自评”的方式,“自评”虽然有利于档案部门发现自己存在的问题,但却很难保证数据的真实性和完整性,从而难以正确反 映实际存在的问题,这样,必然会对上级部门和整个社会充分掌握档案信息化发展水平造成偏差。因此,有必要对某一地区或者档案部门的档案信息化采取自评与第 三方评估相结合的方式。

4小结

虽 然我国在档案信息化的建设和研究方面已较为全面和深入,但是在评估指标体系方面却还处在起步阶段,相关研究既不成熟,也未形成体系,更未进行大规模应用。 因此,还需进一步加强评估体系方面的研究和实践,为我国档案信息化建设提供一个完善的评估体系,促进我国档案信息化建设的健康发展。