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推进档案信息化体系的思考

发布时间:2011-10-27 09:18   作者:黑龙江科技信息 2011年17期
 

1推进档案信息化体系的重要意义

档 案信息化是我国档案事业的重要内容,也是新时期档案工作发展的总趋势。档案信息化是科学管理档案、拓展档案部门社会公共服务功能的重要手段,也是落实科学 发展观、构建社会主义和谐社会,以及更好地为发展档案事业服务的长期战略任务。加强和完善档案信息化理论体系建设已成为促进档案信息化实践深化发展,更好 地服从、服务于经济社会发展和现代化建设的重要条件。档案信息化作为促进档案事业发展的重要手段由来已久,并得到了社会各方面的普遍认同。但总体上看,档 案信息化尚显稚嫩,还是一个有待于充实完善的领域。要求我们不断加强相关理论研究,丰富完善其概念内涵,并做出准确诠释与科学界定,进而为规划档案信息化 建设的目标、任务、原则、途径、方法,以及档案信息系统的技术标准、规范等提供依据,适时建立档案信息化理论体系,并以此作为更好地开展档案信息化实践的 理论指导已经成为一种必然的要求。

2推进档案信息化体系存在的突出问题

随着社会信息化进程的进一步加快,社会各方面都迫切要求档案工作应用现代信息技术手段,对档案信息化的要求越来越高。但是在建立档案信息化理论体系方面的客观现状却不容乐观,仍然存在着诸多亟待解决的问题:

2.1档 案信息化理论体系建设的研究成果相对滞后。从整体上分析,当前我国的档案信息化理论成果支离破碎,远未形成体系的综合优势。档案信息化理论成果大多只是孤 立地表现为一篇篇探讨文章或一个个政策文件,显得单薄零散,难成系统整体。档案信息化更多地存在于个人理解之中,距离形成完整科学理论体系的要求尚存在着 较大差距。造成档案信息化理论体系建设严重滞后于档案信息化实践的发展要求,逐渐成为制约档案信息化进一步发展的瓶颈。其结果必将直接影响到档案信息化的 进程。这种状况如不能在一定时间内得到根本性改变,长此缺乏科学合理、规范务实的档案信息化理论体系作为科学指导,档案信息化实践就难免会走弯路,甚至会 步人歧途。不仅造成人力、物力、财力的巨大浪费,还将给档案信息化的长远发展埋下隐患,危及档案信息化的实施。

2.2档 案信息化理论体系建设的保障投入明显不足。档案信息化理论体系建设是一项长期的浩大工程:技术含量高、涉及范围广、资金消耗大、时间周期长,需要社会各方 面的共同努力,以保障人力、物力、财力的巨大投入;也需要社会各界,尤其是档案部门工作人员的积极探索创新、不断丰富,以完善档案信息化理论的科学内涵; 更需要各级政府信息主管部门的引导规范、协调管理。只有实现这种多角度、全方位的通力合作,才能从根本上保障档案信息化的需要,使档案信息化理论体系建设 得以不断发展完善,真正起到理论对实践的指导作用。然而,从目前的状况分析,我们对档案信息化理论体系建设的保障投入明显不足、重视不够,导致档案信息化 理论研究成果偏少,尤其是档案信息化理论研究成果的权威性、实用性与可操作性不强,严重制约和影响了档案信息化理论体系建设的发展步伐。

2.3档 案信息化建设的基础设施比较薄弱。档案信息化建设必须是建立在一整套现代化软硬件设备基础上的,需要配备高容量的服务器,需要新的计算机,需要开发新的档 案管理软件,更需要一些辅助的硬件产品,如扫描仪、刻录机等。我们也从高校的调查中发现,许多高校档案馆现代化设备比较陈旧,计算机相对老化,使用档案管 理软件更还是传统的单机版系统,这些是传统档案管理模式向信息化模式转变所必须迫切解决的问题。

2.4高素质的档案管理人才严重缺乏。

信息技术的突飞猛进,促进了档案管理的变革,原有的管理方式、方法、手段都不能适应信息化管理的要求。因而对档案管理人员提出更高要求,然而档案部门从业者整体素质不高人才缺乏难于适应信息化建设的要求。

3推进档案信息化体系的措施

3.1建 立档案信息化理论体系,需要明晰必须选取档案信息化实证研究与档案信息化理论研究相结合的基本途径。目前,学术界对建立档案信息化理论体系的总体阐述过于 单薄、零散,大多采取“概而述之”的研究模式,显得零散杂乱、单薄乏力、歧义频出、难以把握。事实上,建立与完善档案信息化理论体系,必将受到我国现阶段 的基本国情与档案信息化实践发展两方面因素的制约影响,也决定了建立档案信息化理论体系将面临着两条不同的研究途径:一是侧重于我国档案信息化实践过程中 存在问题的实证研究;二是侧重于我国档案信息化发展前景的理论研究。对此,在档案信息化理论体系建设过程中,应当有明晰认识与基本抉择:必须从档案信息化 理论体系与档案信息化作用实效相结合的思维角度出发,兼顾二者的有机结合,以我国基本国情实际为主。即在档案信息化理论体系建设中采取实证研究与理论研究 相结合,且以实证研究为主的基本研究途径。

3.2必 须与电子政务建设结合起来。档案信息资源是人类社会发展的历史记录,是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源,是电子政务建设不可缺少的重要公共 信息资源;应把档案信息化建设放在国家电子政务建设的大环境、依法行政、政务公开的大局中去思考、去规划,才能使档案信息化建设、档案信息资源的开发应用 真正成为电子政务的重要组成部分。加强档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。我们要把档案信息化建设工作作为政务信息化建设的重要 组成部分,稳步推进电子政务建设与档案信息化建设的协调发展。为配合我市电子政务建设和政务公开的深入,发挥和整合我市档案信息资源的作用。

3.3健 全与档案信息化相关的标准规范。档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现 标准化与规范化,兼顾国际标准。做到标准规范,避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题。为实现档案信息资源共享奠定基础。

3.4技 术人才的培养。中国档案事业要想尽早实现档案信息化,具有一大批既精通档案管理业务。又懂计算机、外语和各类专业知识的复合型人才是至关重要的。当前,在 市场经济条件下,人才是自由流动的。由于档案部门和其他行业相比待遇偏低,而这种状况在短时间内又无法根本改变,这将给档案部门吸引和留住其需要的人才增 加很大难度。为此,档案部门应有针对性地制定相应措施以留住人才,做好档案信息化的人才储备工作。

推 进档案信息化体系的建设,是落实科学发展观、构建社会主义和谐社会背景下促进档案事业可持续发展的一件大事。信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战 略资源,现代高新信息技术已经融入到了社会生活的方方面面。档案信息化建设是一项长期的任务,它具有广泛的内容,这是一个庞大的系统工程,应从多方面入手 促进信息化建设,对于信息化过程中出现的问题,制定相应的应对策略。在现实条件下,我们应勇于面对信息技术的挑战,积极进行对策研究,变挑战为机遇,为发 展档案管理做出贡献。