《广西电子文件(档案)数据光盘载体标注规范》(试行)

发布日期:2011-03-07
 

广西电子文件(档案)数据光盘

载体标注规范

 

(试行)

 

1 本规范依据GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》、GB/T1767.81-1999《CAD电子文件光盘存储、归档、与档案管理要求》等有关标准制定。

2 本规范适用于广西各级综合档案馆、机关及企事业档案室以光盘为载体的电子文件(档案)的保管存储。

3 封面

3.1封面格式

封面分正面和背面(含盘脊)。封面采用0.13MM厚的彩版纸制作。

正面尺寸规格采用121mm*121mm(见图一)。

背面尺寸格式采用118mm*151mm,要留有7mm的折叠纸舌(见图二)。

3.2 封面标注项目

3.2.1正面

正面主要填写电子文件(档案)信息,包括全宗名称、光盘名称或内容、时间、保管期限、件数、档号(或归档号)、光盘号。

3.2.1.1 全宗名称:立档单位的规范机构全称或简称。

3.2.1.2光盘名称或内容:正式发行的音像制品的名称,可原样标注;不属于音像制品,没有光盘名称的,应以简要、准确的文字概括本光盘存储的电子文件(档案)的主要内容。

3.2.1.3 时间:光盘中电子文件(档案)形成的起止年月日。只有一个电子文件(档案)的,填起始日期。

3.2.1.4 保管期限:电子文件(档案)归档时划定的保管期限。

3.2.1.5 件数:光盘中保存的电子文件(档案)个数,一份电子文件(档案)即一件。

3.2.1.6 档号(或归档号):光盘内电子文件(档案)的起止档号(或归档号)。

3.2.1.7光盘号:光盘的顺序编号。光盘号的编制方法参见《广西电子文件(档案)数据光盘存储管理规范》(试行)11.1项。

3.2.2 背面

背面主要填写背景信息,包括光盘种类、文件类型、责任者、出版者、出版号、制作标准、制作时间、制作软件、制作设备、复制单位和复制时间、光盘检测时间及结果。

3.2.2.1光盘种类:填写光盘载体的类型。如:CD-R、CD-ROM、DVD-R和DVD+R等。

3.2.2.2文件类型:用英文字母代表电子文件的类型,文本文件用T,图像文件用I,图形文件用G,影像文件用V,声音文件用A,多媒体文件用M,计算机程序用P,数据文件用D。

3.2.2.3 责任者:光盘制作的组织或个人。

3.2.2.4 出版者:正式发行光盘的出版者。

3.2.2.5 出版号:正式发行光盘的国际标准音像制品编号(ISRC)或国际标准书号(ISBN)。

3.2.2.6 制作标准:制作光盘文件采用的ISO标准。如:VCD(VCD1.0、VCD2.0)采用白皮书标准;CD采用红皮书标准;用CD-R光盘刻录各种电子文件采用ISO9660/Joliet等。

3.2.2.7 制作时间:光盘压制或刻录的时间。

3.2.2.8 制作软件:制作光盘采用的软件,包括操作系统和刻录软件等。操作系统如WINXP、WIN2000、WIN7等;刻录软件如:WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD、Nero等。

3.2.2.9 制作设备:制作光盘的设备,包括计算机类型、刻录设备等。

3.2.2.10 复制单位:复制光盘的责任单位。

3.2.2.11 复制时间:复制光盘的时间。

3.2.2.12 光盘检测时间及结果:光盘制作完成后,每两年进行一次检测,将检测时间及结果如实登记。光盘检测方法参见《广西电子文件(档案)数据光盘存储管理规范》(试行)12项。

3.2.3 盘脊

盘脊主要填写套别、光盘号和制作时间。

3.2.3.1套别:电子文件(档案)数据光盘要求备份3套保存。套别可填写A、B或C,其中A表示封存,B表示利用,C表示异地保存。

3.2.3.2光盘号和制作时间参见3.2.1.7和3.2.2.7。

4 光盘标签面

4.1 光盘标签面:为光盘商标、光盘类型、光盘容量的标注面。

4.2在光盘标签面下半部分的空白处,要求从上至下依次填写光盘封面标注的重要信息。顺序为:光盘号、文件类型、保管期限、责任者,刻录时间(见图三)。

5 填写要求

5.1填写光盘封面应采用打印机打印或用毛笔、钢笔,文字简练、字迹工整。

5.2 填写光盘标签面应采用打印机打印或用非溶剂基墨水的软性笔,禁止用硬笔在光盘标签面书写,禁止在光盘的激光读出面数据区书写任何信息。

 

附图:

图一

 

 

 

图二:

 

图三