南宁市兴宁区集体林权制度改革档案整理方法(试行)

发布日期:2011-10-25   作者:兴宁区档案局
 

南宁市兴宁区集体林权制度改革档案整理方法

(试行)

 

为切实加强南宁市兴宁区集体林权制度改革档案(以下简称林改档案)管理工作,确保林改档案齐全、完整、准确、系统,现依据南宁市档案局、南宁市林业局《关于印发<南宁市集体林权制度改革档案归档整理办法>(试行)的通知》(南档[2009]21号)的文件要求,结合城区林权改革工作实际,针对林权文件材料的形成规律和特点,特制定本整理方法。

林改档案的归档整理方法主要按照《广西壮族自治区归档文件整理实施细则(试行)》规定的流程进行操作,将林权工作中形成的各种归档文件材料均以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化。具体的档案整理操作流程图详见附件一。

一、林改档案的收集

收 集是档案整理的首要环节,也是确保林改档案齐全完整的关键。林改档案的收集范围主要是在林权改革全过程中形成的、具有保存利用价值的文件、图表、声像、数 据等各种形式和载体的原始记录。具体的内容请参看《南宁市兴宁区集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》(附件二)。

收集时,应注意审查文件材料内容是否完整、签章手续是否完备、图表是否准确清晰。

二、林改档案的分类和划分保管期限

林改档案主要分为三大类:综合管理类、林权登记类、声像电子类。

综合管理类(分类代字为Z)主要包括城区林改办、各镇(街道办)关于林改工作的会议纪要、机构设置、通知、办法、方案、计划、总结、请示、批复、调研报告、林地资源统计台帐等文件材料。此类文件材料保管期限按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)划分为永久和定期两种,定期分为30年、10年。详细的文件材料保管期限请参看《南宁市兴宁区集体林权制度改革文件材料归档范围和保管期限表》(附件二)。

林权登记类(分类代字为L)主要由林权登记综合材料、林权农户申请材料二部分构成,此类文件材料保管期限划分为永久。

声像电子类(分类代字为S)主要是以照片、光盘、录音录像为载体各种原始记录(含电子文件),此类保管期限统一划分为永久。

南宁市兴宁区集体林权制度改革档案分类方案详见附件三。

三、林改档案的装订和排列

综合管理类文件材料按“件”装订,按照文件形成时间的先后顺序进行排列。

林权登记类中的林权登记综合材料按照发证程序中形成的文件材料的先后顺序按“件”装订排列;林权登记申请材料按户装订,以签订集体林地家庭承包经营合同书先后顺序排列。具体的卷内文件材料排序见附件四。

装订时,去除金属钉,破损或小于16K幅面的纸张用A4纸托裱,不同幅面的图纸按《技术制图腐殖土的折叠方法》统一折叠承A4幅面,按照“三孔一线”的要求,靠左靠下对齐文件材料用棉线装订,同时在有内容的页面右下角(背面有文字的在左下角)编写完整页码。页码必须用黑色水性笔书写。

四、林改档案的组卷和编号

综合管理类文件材料按年度—保管期限—机构(问题)进行组卷。即在同一年度同一保管期限下,一个镇(街道办)所形成的林权综合管理文件材料组织成案卷,案卷号从“1”开始顺延流水编号,每一个卷盒内的文件材料序号从“1”开始顺延流水编号。不同的镇(街道办)综合管理类文件材料不能混装在同一个卷盒内,同一镇(街道办)不同年度的综合管理类文件材料不能混装在同一个卷盒内,同一镇(街道办)同一年度不同保管期限的综合管理类文件材料也不能混装在同一个卷盒内。

林权登记类的文件材料按林权摸底调查阶段、实施方案阶段、公示调整阶段、现场勘查阶段、审核发证阶段进行组卷。即在一个村委会下以村民小组为单位先排林权登记综合类材料(包含摸底调查至现场勘查阶段的文件材料)再排林权农户申请材料(审核发证阶段的文件材料),案卷号从“1”开始顺延流水编号,每一个卷盒内的文件材料序号从“1”开始顺延流水编号。不同的村委不同内容性质的林改登记材料不能混装在同一个卷盒内。

在每一“件”归档文件的右上角空白处盖印档号章,档号章必须使用红色印泥,要求清晰、端正。

编号时,号码不能错编、漏编、重编。

五、林改档案的录入和装盒

(一)林改档案的录入主要包括卷内文件目录录入和案卷目录录入两方面内容。

1.卷内文件目录

卷内文件目录的录入项目主要有顺序号、责任者、文件编号、文件题名、文件日期、页数、备注。

顺序号:即档号章的序号。录入为4位数,例“0001”。

责任者:录入文件落款单位名称或文件署名者。有两个以上责任者的,每个责任者之间用“;”隔开,简称要规范。

文件编号:录入文件的发文字号。

文件题名:一般照实录入文件标题。若文件标题不能涵盖全部内容的,可在文件标题后用“[ ]”标注文件主要内容。

文件日期:一般录入文件材料的最后落款日期,以8位阿拉拍数字标注,不足8位补0,如“20090101”。若由于文件未标注形成日期导致不能确定时间的时,录入该文件的形成年度,如“20090000”。

页数:该“件”文件的总页数。

备注:用于填写归档文件需要补充和说明的情况,包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

卷内文件目录置于卷首。卷内文件目录格式见附件五。

2.案卷目录

案卷目录的录入项目主要为档号、案卷题名、编制单位、编制日期、件数、保管期限、备注等。

档号:与档号章的“档号”内容相同。

案卷题名:案卷题名一般由责任者、问题、文种三部分构成,不超出50个字,中间只允许出现顿号、书名号,结尾处不打标点。对于问题较单一的案卷题名,可采取灵活的拟写方法。

综合管理类案卷题名:兴宁区××镇(街道办)关于林改、机构、实施方案、表决、林权证发放的批复、通知、总结、公示表、登记册

林 权登记类案卷题名:兴宁区××镇(街道办)××村委(社区)××组林权摸底调查表、林改方案、公示、现场勘界、林权登记申请表、林权登记发放台账等文件材 料(针对林权登记综合材料);兴宁区××镇(街道办)××村委(社区)××组集体及农户林权登记申请表、集体林地家庭承包经营合同书(针对林权农户申请材 料)

案卷目录格式见附件六。

(二)填写卷内文件备考表

卷内文件备考表项目主要有本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

本卷文件情况说明:主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。一般必须在此标注本盒文件总件数。

立卷人:负责整理归档文件的人员姓名。

检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

立卷时间:归档文件整理完毕的日期。

备考表应置卷尾。

(三)填写卷盒封面

卷盒封面项目包括档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

档号:与档号章的“档号”内容相同。

案卷题名:案卷目录拟写的内容。

立卷单位:填写负责组卷部门或单位。

起止日期:填写案卷内文件形成的最早和最晚的时间。如:200911日—20091231日。

保管期限:卷内文件的保管期限。

密级:填写卷内文件的最高密级。

卷盒封面各项标识必须要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥来盖印,保持档案盒清洁、美观。

(四)装盒

将案卷内的文件材料按照序号从小到大排列好装入盒中,卷内文件目录在归档文件之前,卷内文件备考表放在盒内底部。

(五)入库上架

按照林改档案分类方案将档案分门别类、从左到右、从上到下的顺序放入库房内密集架进行避光保存。

为保证库房内档案免受污染,进库前应做好档案消毒工作。