关于印发《南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证档案归档整理方法》(试行)的通知

发布日期:2014-10-10
 
 

各县(区)档案局、农业(农林水利)局:

农村土地承包经营权确权登记颁证档案,是指在农村土地承包经营权确权登记颁证中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式或者载体文件材料的总称,是农地确权的重要成果和历史记录。

    根据《中华人民共和国档案法》、《农村土地承包经营权证管理办法》、《广西壮族自治区档案管理条例》等有关法律法规和《广西壮族自治区农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》。为了加强和规范农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作,有效保护和利用农村土地承包经营权确权登记颁证档案,确保农村土地承包经营权确权登记颁证档案的完整、准确、安全,现将《南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证档案归档整理方法》(试行)印发给你们,请在工作中结合实际,认真实施。

 

附件:1、《南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围及保管期限表》

     2、卷内文件目录(样式)

     3、案卷目录(样式)

     4卷内备考表(样式)

     5、档案盒(样式)

 

 

        

南宁市档案局      南宁市农业委员会

                2014925

 

 

 

 

 

                                                          

  南宁市档案局办公室               2014925日印发 


 

南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证

               档案归档整理方法

                  (试行)

 

为了加强和规范农村土地承包经营权确权登记颁证档案工作,有效保护和利用农村土地承包经营权确权登记颁证档案(以下简称土地确权档案),根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《农村土地承包经营权证管理办法》等有关法律法规和《广西壮族自治区农村土地承包经营权确权登记颁证档案管理办法》,结合本市工作实际,针对农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料的形成规律和特点,特制定本整理方法。

一、土地确权档案的整理原则和方法

遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。农村土地承包经营权确权登记颁证过程中所形成的文件材料按照《广西壮族自治区归档文件整理实施细则(试行)》规定的方法进行归档整理,即以“件”为单位进行分类、组卷、排列、装订、编号、编目、装盒,使之有序化。

二、土地确权档案归档要求

归档文件应做到格式规范、字迹工整、图文清晰、签认手续完备,载体文件材料和书写文件材料应当符合耐久性要求和有关技术标准, 确保土地确权档案齐全、完整、准确、系统。

各县(区)农业主管部门应在农村土地承包经营权确权登记颁证工作验收通过后三个月内完成土地确权文件材料整理归档,并同步开展档案数字化工作。数字化副本应为一式二套,其中一套保存在乡镇(街道)档案室,一套跟随原件、纸质目录移交到县(区)国家综合档案馆保存

各县(区)农业主管部门应积极配合国家综合档案馆做好档案移交验收工作,不仅要移交档案原件,还应按有关规定报送纸质档案目录(一式两套)、电子目录、全宗介绍、组织沿革、分类方案以及和土地确权电子数据等材料。

三、土地确权档案的整理步骤

(一)收集

农村土地确权档案具体收集范围和保管期限参见《南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证文件材料归档范围及保管期限表》(附件一),各县(区)农业主管部门可结合实际情况制定本单位归档范围。

(二)分类

土地确权档案主要分为:综合管理类、登记颁证类、经营流转类、纠纷调处类、特殊载体类(音像档案、照片档案、实物档案、电子档案等)。

县(区)农业主管部门可结合实际情况确定农村土地确权档案大类和属类,编制土地确权档案分类方案。

(三)组卷

综合管理类按年度—保管期限—机构(问题)进行组卷。即在同一年度同一保管期限下,一个县(区)内按镇(街道)所形成的土地确权综合管理文件材料组织成案卷。跨年度或不属于同一个保管期限的综合管理类材料不能混合组卷。

登记颁证类以村委为单位按摸底调查阶段、实施方案阶段、公示调整阶段、现场勘查阶段、审核发证阶段进行组卷。不属于同一村委的登记颁证类材料不能混合组卷。

(四)排列和装订

综合管理类案卷按年度—保管期限进行排列,同一年度下,先排保管期限为“永久”、其次再排“30年”,最后排“10年”;卷内文件材料按文件形成时间的先后顺序进行排列,并按“件”装订。

登记颁证类案卷按村委代号(代号由各县(区)农业主管部门自行设定)从小到大进行排列;卷内文件应在一个村委会下以村民小组为单位按照土地确权发证程序(摸底调查阶段、实施方案阶段、公示调整阶段、现场勘查阶段、审核发证阶段)先排土地确权登记综合材料,再结合发证时间排列农户申请土地确权材料。登记颁证程序材料按“件”装订,农户申请土地确权登记材料按“一户一件”进行装订。

装订时,去除金属钉,破损或小于16K幅面的纸张用A4纸托裱,按“三孔一线”要求,以文件左边线和下边线为基准,在距左边线1cm、距上下边线3 cm处等分三孔,用棉线装订,在背面打结,要求结实、平整、美观。

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;复文在前,来文在后;不同幅面的图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面(297mm×210mm,图标栏露在外面。

(五)编写页码

在每一“件”有图文的归档文件材料上采用阿拉伯数字用黑色水性笔或页码机编(盖)页号。正面在右下角标注,反面在左下角标注。

(六)编制档号

档号的编制应与农村土地确权档案分类方案制定的分类代字和结构层次相符合。

档号章必须使用红色印泥在每一“件”归档文件右上角空白处盖印,要求清晰、端正,号码不能错编、漏编、重编。

档号章样式和填写方法如下图所示:

 

 

 

 

 

 

(综合管理类档号章填写样式)

 

 

 

 

 

 

 

 

            (登记颁证类档号章填写样式)

全宗号:由县级国家综合档案馆统一赋予。

乡镇(街道)代字:由各县(区)农业主管部门自行设定。

村委代字:由各县(区)农业主管部门自行设定。

档案类别代字:档案类别代字可根据档案馆要求设定。例:Z表示综合管理类,D表示登记颁证类。

案卷号:综合管理类的案卷号按年度进行划分,每一个年度都从“1”开始编写案卷号。

登记颁证类的案卷号按村委进行划分,每一个村委都从“1”开始流水编写案卷号。

序号:卷内文件顺序号。每一个卷盒内的卷内文件都从“1”开始编写序号。

(七)编制检索工具

农村土地确权档案编制检索工具主要是指编制卷内文件目录(附件2)和案卷目录(附件3)。所有目录应为一式两份,一份放在盒内归档文件之前,一份作为检索工具放在盒外,按大类装订成册。

案卷目录和卷内文件目录应组合编制成册作为全引目录。

(八)填写卷内备考表

备考表(见附件4)要标注卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量,说明组卷情况,如立卷人、检查人、立卷时间等。

(九)填写档案盒项目

档案盒(见附件5)各项标识必须要用刻制的字模或阿拉伯号码章蘸红色印泥来盖印,保持档案盒清洁、美观。

(十)装盒

将卷内文件材料依照序号从小到大排列好,按“卷内目录—文件材料—备考表”顺序装入盒内。

 

(十一)入库上架

按照农村土地确权档案分类方案将档案分门别类、从左到右、从上到下的顺序放入库房内密集架(铁柜)进行避光保存。

为保证库房内档案免受污染,进库前应做好档案消毒工作。

四、特殊载体档案的整理

照片、声像、电子数据等特殊载体材料,应按照《照片档案管理规范》(GB/T118212002) 、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T1595))和《电子文件归档与档案管理规范》(GB/T188942002)要求分类排列、整理、编目。


附件1

    南宁市农村土地承包经营权确权登记颁证

  文件材料归档范围及保管期限表

序号

归档范围

保管期限

综合管理类

 

(一)

上级机关的有关材料

 

1

上级机关召开的农地确权会议材料

 

1.1

重要会议材料

 

1.1.1

通知、名单、议程、报告、讲话、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料

永久

1.1.2

典型材料、代表发言

30

1.2

一般会议材料

 

1.2.1

纪要、通知、总结、讲话、报告

30

1.2.2

典型材料、代表发言

10

2

上级机关颁发的文件材料

 

2.1

属于农地确权政策并要执行的重要文件

永久

2.2

属于农地确权政策并要执行的一般文件

30

3

上级机关印发的出版物、简报、情况反映、工作动态等

10

(二)

本机关的有关材料

 

1

本机关召开的农地确权会议材料

 

1.1

重要会议

 

1.1.1

通知、名单、议程、报告、讲话、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料

永久

1.1.2

典型材料、代表发言

30

1.1.3

小组会议纪录、参考材料

10

1.2

一般会议材料

 

1.2.1

纪要、通知、总结、讲话、报告

30

1.2.2

典型材料、代表发言

10

2

本机关有关农地确权的党组(党委)和行政办公会的纪要、会议纪录、讨论通过的文件

永久

3

本机关制发的文件材料

 

3.1

本机关制发的农地确权业务文件材料

 

3.1.1

方针、政策、法规性的、普发性的农地确权业务问题、长远规划、纲要

永久

3.1.2

农地确权业务问题的文件材料

30

3.2

本机关关于农地确权问题的请示、上级机关的批复;下级机关的请示、本机关的批复

 

3.2.1

方针政策性的重要问题

永久

3.2.2

具体业务问题的

30

4

本机关形成的农地确权工作计划、总结、统计报表、报告

 

4.1

年度以上的

永久

4.2

半年的、季度的、一般专题的

10

5

本机关检查下级机关农地确权工作、下级机关报送的整改情况、调查研究形成的文件材料

 

5.1

重要的

30

5.2

一般的

10

6

本机关处理有关农地确权的人民来信、来访的文件材料

 

6.1

有自治区级以上领导人重要批示和处理结果的

永久

6.2

有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的

30

6.3

没有处理结果的

10

7

本机关在农地确权工作中受到上级机关表彰和先进工作者的文件材料

 

7.1

县(市、区)级和县级以上的

永久

7.2

县级以下的

30

8

本机关在农地确权工作中对有关人员的处分材料

 

8.1

警告(不含警告)以上的

永久

8.2

警告及警告以下的

30

(三)

集体经济组织有关材料

 

1

集体经济组织召开的村民会议或村民代表会议通过的文件材料

 

1.1

通过并签名的农地确权方案

永久

1.2

会议纪录

永久

1.3

表决票

永久

1.4

签收通知、会议签到纪录

永久

(四)

非隶属机关制发的有关文件材料

 

1

非隶属机关制发的要贯彻执行的文件材料

30

2

非隶属机关联系一般事务的文件

10

(五)

下级机关的有关文件材料

 

1

下级机关报送农地确权的总结、报告、统计报表、典型材料

 

1.1

年度和年度以上的总结、重要的专题报告、典型材料

30

1.2

年度以下的总结、一般专题的报告和备案的

10

登记颁证类

 

1

登记颁证程序材料

 

1.1

入户调查

永久

1.2

农户承包地块摸底调查汇总表

永久

1.3

农村土地承包摸底调查情况

永久

1.4

农村土地承包经营权确权方案表决确认书

永久

1.5

农村土地承包经营权确权方案公示

永久

1.6

农村土地承包经营权确权调查信息表

永久

1.7

农村土地承包经营权确权地块勘测结果公示

永久

2

农户确权登记材料

 

2.1

农村土地承包经营权登记申请书

永久

2.2

户主声明书

永久

2.3

户主个人身份证复印件、户口簿复印件

永久

2.4

授权委托书

永久

2.5

农村土地承包经营权确权地块勘测结果确认书

永久

2.6

农村土地承包经营公示结果归户表

永久

2.7

农村土地承包经营合同

永久

2.8

农村土地承包经营权登记薄

永久

经营流转类

 

1

土地承包经营权流转申请书、委托书、公证书

永久

2

土地承包经营权流转合同

永久

3

土地承包经营权流转情况统计表

永久

4

农户放弃土地承包经营权承诺书

永久

纠纷调处类

 

1

纠纷调解申请书,调解仲裁土地承包经营纠纷形成的仲裁员、书记员名单、授权委托书、答辩书、证据材料、鉴定材料、仲裁庭开庭笔录,双方当事人之间依法达成的协议书,人民政府依法调解的意见、请示、批复、处理决定,人民法院判决书、裁定书、调解书,农村土地承包经营权界线确认书等

永久

特殊载体类

 

1

党和国家领导人、上级机关领导等视察、检查农地确权工作时形成的重要指示、讲话、题词和有特殊保存价值的照片、声像材料等

永久

2

农地确权过程中形成的会议、培训、领导讲话、领导题词、操作现场等声像资料

 

2.1

重要的

永久

2.2

一般的

30

3

农地确权管理信息系统软件及数据库文件

永久