家庭档案的整理方法

发布日期:2011-11-02
 

根据家庭档案整理的基本环节,可以把整理方法分成下列五步:收集文件----分类排列----编号编目----装盒----上架。
    
一、收集文件
    
凡 是在家庭生活和社会实践活动中形成的具有现时利用价值和历史查考价值的可归个人保存备查的各种文字、图表、照片、录音录像等都应齐全完整的收集起来。这些 材料来自七个方面:一是财产类,包括家庭收入、支出账目,存单、股票等各类投资交易证卡,有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、 贵重物品清单和发票等。二是证件类,包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子 女证和技术资格等级证书等。三是说明书类,包括家庭各种家用电器的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。四是照片、音像类,包括家庭成 员各个时期的照片,结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等。五是健康类,包括病历、诊断书、医疗保健卡、X光、CT等检查结果及片子,心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。六是交友联谊类,包括亲朋好友的住址、电话号码,同学和老 师名录、同事名录、来往书信、贺卡等。七是个人履历类,包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期,自传、简历、日记, 奖状、奖牌、奖章,各种考试的成绩单等,也可包括个人特长爱好、收藏等,如书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品,名人好友题字题 词等,邮票及封片等邮品,各类艺术品收藏,书报刊物收藏等。
    
做好家庭档案的收集工作之后,就可以着手进行分类组件。
    
二、分类排列
    
家庭档案的分类,就是将家庭及其成员所形成的全部档案,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭档案构成一套有机的整体。
    
根据家庭档案内容的成份和数量,将其分为若干个大类,类内再分项,项内又分条目,分类层次应当清楚,类、项、目的概念要明确,相互间界限要分明,不能互相交叉或重合。
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、 内容分类法,指按照家庭档案的内容所论述和反映的问题来设立类、项进行分类的方法。一是家谱家族类,包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书,家史、自传、回 忆录、结婚证书、离婚证书及法律字据等。二是政历活动类,包括政历材料、履历表、思想总结、党团申请书,批示表、提拔任免、落实政策、劳动模范、先进事 迹、劳动就业、奖惩材料、聘书、荣誉证书、徽章等。三是工作活动类,包括工作实绩、工作总结、业务考核、职称评定、论文著述、工作日记,备忘录、名片及科 研成果材料等。四是经济活动类,包括收支帐、存折、公债券、人情簿、人身保险、财产保险、购物凭证、承包合同、土地档案、契约协议等。五是文化教育类,包 括学历、学位证书、学习成绩单、报告单、学生评语、学习奖励、学位论文、著述手稿等。六是卫生保健类,包括病历、药单、医疗手册、药品储用说明、病理照 片、防疫卡片、体检病历、疗养记录、烹饪技术、营养知识等。七是综合类,包括房产、地产证,家具、电路电器设备、煤气管道的图纸、安装使用说明书及上述各 类不能容纳的各种材料。
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、名称分类法,就是按照家庭档案文书材料的名称来分类整 理,这种分类在实际整理中较为常用。一是传记类,如家谱、家史、自传、回忆录、日记等。二是证件类,如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民 证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等。三是凭据类,如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借贷字据以及房屋产权证、土地使用证等。 四是书信类,如家庭成员与亲朋好友的来往信件等。五是文书表册类,如申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料,以及家庭成员论文著述等。六 是照片、音像类,如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作的照片、录音、录像带等。七是重要文摘、书画及剪贴资料。八是其它材料。
    
而在实际分类中,由于一些家庭档案数量较多,一种分类法是很难全面反映出家庭档案的内容和成份的,因此,一般都是两种或两种以上的分类法结合起运用。从具体分类看,采用内容??成员分类法适用于大多数家庭,这种分类法就是首先把家庭档案材料按内容分开,然后在内容下面再分家庭成员。有的内容下面不需要再分成员,比如家庭历史是说整个家庭的历史,包含家庭所有的成员;当家理财是全家庭的理财。
    
值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。
    
家庭档案材料一般在二级类目下进行系统排列,可以按形成时间或重要程度排列顺序。通常按照档案材料形成的时间顺序进行排列,即形成时间早的排在前面,晚的排在后面。
    
三、编号、编目
    
家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。这是为了清晰的标明各件档案材料在家庭档案中的位置,使由于某种原因家庭档案被打乱后能迅速复位,能够方便、快捷的检索利用。档案编号应在分类的二级类目内(数量较少的在一级类目内),按家庭档案的排列顺序,从“1”开始编流水号。
    
家庭档案的编目主要包括编制家庭档案目录,填写档案盒脊背标签。
    
家庭档案目录的项目内容包括件号、题名、日期、页(张)数、盒号、备注等。目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制。
    
档案盒脊背标签内容包括家庭档案的类别、盒号,可以填写在不干胶标签上再贴在档案盒脊背上。
    
四、装盒
    
家 庭档案的装盒是指将家庭档案材料按件号顺序装入档案盒,填写档案盒脊背项目的工作。值得注意的是:档案材料应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与档案材 料目录中相应条目的排列顺序相一致,一盒装满后,顺次装入下一盒,以便于检索、查询和利用完毕后归位。不同类别的档案应分别装入不同的档案盒内。
    
五、上架
    
上架就是根据预定的方法,将家庭档案盒摆放在相应的柜架上实行定位管理。
    
家庭档案的排架方法,一种是按家庭档案形成的先后顺序排列卷盒,另一种是在各类内实行流水排架。
    
家庭档案的排架,按照从左到右,从上到下的顺序,以便于管理。要保持适宜的饱和度,过挤或太松,不利于档案的保护和柜架的有效利用。