广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法

发布日期:2018-08-20   作者:上林县档案局
 

广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查办法

 

 

 

 

 

 
 1988年制定,2009年第一次修订,2015年第二次修订)

  

第一条 为全面加强机关档案管理规范化建设,切实维护档案的完整与安全,更好地为党和国家各项事业发展及机关建设服务,根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案工作条例》《广西壮族自治区档案管理条例》,自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》,制定本办法。 

第二条 本办法主要适用于全区以及中直驻桂各级各类机关、参照公务员法管理的事业单位、人民团体、社会组织和金融机构等(以下简称“机关”)。 

第三条  机关档案工作年度检查按照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》进行检查,评分标准分值总分110分,其中基础分100分,业务提升加分10分。 

第四条 检查结果按照考评分值进行划分,主要分为优秀、合格、不合格三个等次。 

区直、中直驻桂及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在95分以上(含95分)的为优秀;7595分(含75分)为合格;75分以下为不合格。 

市直机关及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在90分以上(含90分)的为优秀;7090分(含70分)为合格;70分以下为不合格。 

县直机关、所辖乡镇(街道)及相当级别的机关档案工作年度检查考评分在80分以上(含80分)的为优秀;6580分(含65分)为合格;65分以下为不合格。 

第五条 有下列情况之一的,直接确定为不合格单位: 

(一)未按规定配备档案工作人员的; 

(二)拒绝按规定向档案馆移交应进馆的档案及其电子目录和全文数据的; 

(三)发生档案损毁、丢失、失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的。 

第六条  机关档案工作年度检查按照属地管理、分级负责的原则由各级档案行政管理部门组织实施。 

自治区档案局负责区直、中直驻桂及相当级别的机关档案工作年度检查。 

设区市档案局负责市直机关及相当级别的机关档案工作年度检查。 

县(市、区)档案局负责县直机关、所辖乡镇(街道)及相当级别的机关档案工作年度检查。 

上级档案行政管理部门可对下级档案行政管理部门负责的机关档案年度检查工作情况进行抽查。 

第七条  机关档案工作年度检查方式。 

(一)自检自查。各机关按照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》逐条逐项进行自检自查,并将自检自查报告、自检评分表报当地档案行政管理部门。 

(二)实地抽查。各级档案行政管理部门根据机关自检自查情况,在集中检查前安排时间对机关进行实地抽查,抽查比率不应低于应检机关总数的30%,所有应检单位在23年内至少要抽查1次以上。 

(三)集中检查。各级档案行政管理部门根据工作实际,组织辖区内的机关分期分批到规定地点进行集中检查,或者从有关单位抽人组成检查组深入本级管理机关的全部受检单位开展全面检查,检查内容按照《广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准》进行。各受检单位在规定地点进行集中检查时,档案行政管理部门还应对各受检单位的各门类、载体档案的归档目录、档案实体、工作台帐、编研材料等进行一定数量的检查。 

各受检机关应积极配合、参与当地档案行政管理部门组织开展的档案年度检查工作,并按检查要求准备好相关印证材料。 

第八条  各级档案行政管理部门在检查工作结束后,应将检查情况通报受检机关,同时报送当地同级党委和政府。 

第九条  市、县级档案行政管理部门应于每年1215日前分别向上一级档案行政管理部门汇总上报当年机关档案年度检查情况。其中,设区市档案行政管理部门汇总上报材料应同时含辖区所属县(市、区)机关年度检查情况。 

第十条  本办法及附件由广西壮族自治区档案局负责解释。 

第十一条  本办法自201611日起实施。《关于印发〈自治区直属机关档案工作检查记分办法(试行)〉的通知》(桂档发〔200715号)和《关于印发〈广西壮族自治区机关档案工作检查管理办法(试行)〉的通知》(桂档发〔200917号)同时废止。 

  

附件:广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准 

  


附件 

广西壮族自治区各级机关档案工作年度检查评分标准 

检查项目 

检查内容 

检查细则 

标准 

分值 

自检评述 

自评分值 

考评分值 

一、组织管理 

15分) 

(一)机构人员 

1.      成立档案工作领导小组,明确单位分管领导,形成部门负责人主管、专(兼)职档案工作人员具体管理的机制(1分)。 

2.      档案工作列入领导议事日程,年内有研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录(1分)。 

3.      配备有经过档案行政管理部门培训的专(兼)职档案员并保持相对稳定(2分)。 

4.      内设机构和下属单位配备了兼职档案员,履行档案收集移交职责,形成以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络(1分)。 

5 

  

  

  

(二)制度建设 

1.      制发了本机关或系统档案管理办法(1分)。 

2.      制定了本机关档案保管、保密、利用、统计、移交、销毁和档案人员岗位责任制、档案安全应急预案等制度,并得到有效执行(各  0.5分,共4分)。 

3.      本机关各门类和载体的档案实行集中统一管理(1分)。 

4.      制定了符合本机关的档案分类方案(1分)。 

5.      编制有经同级档案行政管理部门审批的《机关文件材料归档范围和保管期限规定》,并得到有效执行(1分)。 

6.      认真组织学习有关档案法律法规,积极参加档案行政管理部门和档案工作协作组召开的工作会议和组织的交流、培训,按时完成档案行政管理部门要求上报材料等(1分)。 

7.      参加上年度机关档案工作检查(1分)。 

10 

  

  

  

二、条件保障 

15分) 

(一)档案用房 

1.      设有独立、安全的档案库房,库容满足今后20年以上保管档案的需要(2分)。 

2.      设有档案员办公室、整理室、阅览室(2分)。 

(有整理室1分,有档案员办公室0.5分、档案阅览室0.5分。) 

4 

  

  

  

(二)设施设备 

1.      有能正常使用的消防报警系统,洁净气体灭火器材在有效使用期内(2分)。 

2.      库房配备铁门、铁窗、双层遮光窗帘(2分)。 

3.      库房配备满足工作需要的空调机、去湿机,且运行状态良好(2分)。 

4.      有温湿度记录仪(表)、防磁柜、扫描仪、复印机、数码相机等设备(2分)。 

有防紫外线、防有害生物设施(1分)。 

9 

  

  

  

(三)档案装具 

1.库房内配备足够数量、符合标准的铁质档案柜(密集架)(1分)。 

2.使用的档案卷皮(盒)、备考表等式样、规格及质量符合标准,特殊载体档案有安全适用的专用装具(1分)。 

2 

  

  

  

三、基础业务 

42分) 

(一)收集归档 

1.      机关建立收发文登记制度,台账登记记录齐全完整、准确规范,每年年底送交(复制)档案室保存、备查(1分)。 

2.      归档文件的制成材料和书写材料符合要求(1分)。 

3.      各种纸质文件材料归档及时,收集齐全,无漏件、缺页、破损等现象(3分)。 

4.      声像、电子及实物档案齐全完整(3分)。 

5.      本单位承办的重大活动形成的各种文件材料收集齐全、及时整理归档(2分)。 

10 

  

  

  

三、基础业务 

42分) 

(二)整理工作 

各门类档案整理做到分类科学、保管期限划分准确、排列合理、编号正确、装订整齐,档号章、档案盒、备考表填写符合规范: 

1.      归档文件整理符合《广西壮族自治区归档文件整理质量标准》要求(2分)。 

2.      基建档案整理符合《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则(试行)》或《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)的规定(2分)。 

3.      会计档案整理符合《会计档案案卷格式》(DAT392008)要求(2分)。 

4.      照片档案整理符合《广西壮族自治区照片档案整理规则(试行)》要求(2分)。 

5.      录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则(试行)》要求(2分)。 

6.      实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》要求(2分)。 

7.      电子档案整理符合《广西壮族自治区归档电子文件整理规则》要求(2分)。 

8.      专门档案整理符合有关规定要求(2分)。 

9.      资料整理规范(2分)。 

18 

  

  

  

(三)保管工作 

1.      档案库房有档案存放示意图,档案柜架标引醒目(1分)。 

2.      库房内整洁卫生,无虫、霉、潮湿、杂物堆放等现象(1分)。 

3.      定期开展档案安全检查,定期更换预防虫、霉药物或进行档案消毒杀虫,并做好记录(1分)。 

4.      全年库房内温度控制在14℃—24之间,相对湿度控制在45%60%之间,并做好记录(1分)。 

5.      按《全宗卷规范》(DAT12-2012)要求建立了全宗卷(1分)。 

5 

  

  

  

三、基础业务 

42分) 

(四)统计鉴定 

1.      建立有档案统计台账,有档案接收、移出、销毁登记(1分)。 

2.      及时、准确向档案行政管理部门报送档案工作统计年报(1分)。 

3.      成立档案鉴定小组,开展到期档案鉴定和向同级国家档案馆移交档案前涉密档案清理工作(1分)。 

3 

  

  

  

(五)移交销毁 

1.        本机关各内设机构按时向综合档案室移交档案或应归档的各种文件材料,交接手续齐全(2分)。 

2.        按规定向同级国家综合档案馆移交应进馆档案,交接手续齐全(2分,当年无移交任务可直接得分)。 

3.        及时向同级国家综合档案馆报送政府公开信息(1分)。 

4.        销毁档案严格履行审批及监销手续,并编制销毁清册(1分)。 

6 

  

  

  

四、信息化工作 

10分) 

(一)工作条件 

配备了档案管理专用计算机及符合管理要求的档案管理应用软件,档案人员熟练操作使用计算机及档案管理应用软件(1分)。 

1 

  

  

  

(二)数据管理 

1.      建立有各门类档案机读目录数据库,数据库结构及数据著录质量符合要求(2分,按比例计分),查全率达100%1分,按比例计分)。 

2.      2005年后形成的属于向同级国家综合档案馆移交范围的档案应全部进行全文数字化且质量符合规范要求(4分,按比例计分,无移交任务的可直接得分),全文数据与目录实现对应挂接(0.5分)。 

3.      数字化工作台账齐全完整(0.5分),定期开展数据备份工作(0.5分)。 

8.5 

  

  

  

(三)信息利用 

可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录或全文数据(0.5分)。 

0.5 

  

  

  

五、开发利用 

10分) 

(一)检索工具 

编制有规范、齐全完整的各门类档案手检式案卷目录、归档文件目录或全引目录(5分,按比例计分)。 

5 

  

  

  

(二)日常利用 

严格履行档案查阅登记手续,有利用登记记录(1分)。 

1 

  

  

  

(三)编研开发 

1.      按《全宗指南编制规范》(DAT14-2012)编制全宗介绍(1分)。 

2.      编写有组织沿革、大事记、基础数据汇编等(2分)。 

3.      编写档案利用效果实例汇编(1分,区直、市直机关每年10个以上,县直机关每年5个以上)。 

4 

  

  

  

六、档案室等级 

8分) 

  

通过机关档案室等级认定:三级档案室(2分)、二级档案室(4分)、一级档案室(6分)、特级档案室(8分)。 

(此项最高得8分) 

8 

  

  

  

七、业务提升 

(加分项,10分) 

(一)表彰奖励 

机关档案工作或档案人员因档案工作成绩突出获本单位及上级机关或档案行政管理部门表彰、奖励的(县级加2分,市级加3分,自治区级以上加5分,此项最多加5分)。 

5 

  

  

  

(二)垂直管理 

行业系统档案管理规范化,实行垂直领导,有宏观监督指导职能的单位,行业系统(含直属二层单位)档案室定升级达到一定比率(达50%2分,达80%3分,达100%5分,此项最多加5分)。 

5 

  

  

  

自查时间:                                     单位名称:(盖章)                                   

检查时间:                                     检查组组长(签字):