上林县档案业务培训材料

发布日期:2009-09-14
 

  目的要求

  

   

  

  1、通过培训学习,理解和掌握国家档案局8号令《规定》的内容,明确文件材料的归档范围,能够比较准确地划分文书档案保管期限(永久、定期:30年、10年)。

  

  2、能够基本掌握文书档案整理归档的新方法和操作技能,进一步提高机关档案管理人员的综合业务素质和机关档案工作规范化管理水平,达到预期的培训效果。

  

  注:国家档案局号令于20061218日颁布实施,从200611日起实行,之前按1987年颁发的有关规定执行;其他各种门类载体档案仍按有关规定继续执行。

  

   

  

  主要讲授三个重要内容

  

   

  

  一、机关文件材料归档范围

  

  (一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

  

  (二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民等方面具有凭证价值的文件材料。

  

  (三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料、下级机关报送的重要文件材料。

  

  (四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

  

  财务、科研等专门活动中形成的文件材料,包括纸质、录音、录像、照片、电子文件材料,是机关全部档案的主体,占大部分。

  

  二、划分保管期限,确定永久档案

  

  1、划分保管期限

  

  文书档案的管保期限分为永久(50年以上)和定期(30年、10年)两种。永久:是指具有长远利用价值的档案,这部分档案需要无限期地保存下去,作永久管保;定期30年:在较长时间内具有查考利用价值的文件材料,作30年保管;定期10年:在较短时间内具有查考价值利用的文件材料,作10年保管。

  

  2、确定永久档案

  

  永久档案应是反映本机关主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值伯文件材料,以及在维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。这是永久档案的要领和含义。

  

  需要永久保管的档案,根据《规定》,可以概括为以下四个方面:

  

  1、反映机关主要历史面貌的重要文件材料。如:大事记、组织沿革、机构设置、撤并、人员编制等文件材料。

  

  2、反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如:行政管理工作制度,行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料;房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

  

  3、 反映机关主要职能活动的重要文件材料。如:党组(党委)、行政办公会议记录、会谈纪要,工作会议、专题会议材料,上级机关、上级领导视察本机关工作的文件 材料;本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复;年度和年度以上的计划、总结、统计材料;外事活动重要文件等。

  

  4、反映机关人事管理活动的重要文件材料。如:人事任免、奖励材料、处分材料,录用、转正聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料;人事考核、职称评审材料;职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等。

  

  上述重要文件材料在反映机关的历史面貌、主要职能活动,维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值,是机关形成文件材料的重点和核心,是机关全部档案的重要部分和核心档案。

  

  三、文书档案整理归档新方法(重点掌握)

  

  归纳起来,主要有“收集-分类-排列编号-录入-装盒”五个环节。具体方法步骤如下:

  

  1、收集:收集文件材料,要求达95%以上,全面、齐全、完整。

  

  2、分年度:以文件材料落款日期为准。

  

  3、剔除:与本机关主要(基本)历史面貌、工作职能、业务埠头的、无保存查考利用价值的、不需贯彻执行和无需办理的文件材料;

  

  4、分保管期限:永久、30年、10年。

  

  5、装订:以“件”为单位,永久、30年档案去除金属物,用棉线或衣车线装订。

  

  6、排序:按每个年度,均分为“永久、30年、10年” 三个保管期限,排列文件材料的先后顺序。突出“本机关”,可先排“本机关”,到“下级机关、同级机关”,再到“上级机关”(即:本级-下级-同级-上 级)。乡镇机关盒内文件材料排列顺序可为“党委-政府-人大-工-青-村(居)委会-站、所、学校”,按“文件-文字材料-表册-其他”顺序排列。

  

  7、复查:主要是调整或补漏。

  

  8、盖章编号:盖归档章,编写页件号,归档章盖在每“件”文件材料右上角空白处。每个年度每个保管期限各编大流水件号,件号均从“1”开始,有文字(数字、图表)的页面都应编写页号。

  

  9、输入目录:打印归档文件目录一式2份(1份单位保存,1份交档案局备份)。

  

  10、装盒:按每个年度每个保管期限文件材料多少,量体裁衣分别装入档案盒,文书档案盒规格有2公分、3公分、4公分(一般用2公分、3公分装盒为宜)。

  

  11、印档案盒封面脊背、填写备考表(封面统一用红印油)。

  

  12、装箱:把全部整理完毕的档案装入档案箱柜,从上到下,从左到右按每个年度的保管期限永久、30年、10年顺序依次排放档案盒。

  

   

  

  附件:

  

  1、上林县直(乡镇)机关档案分类大纲

  

  2、文书档案盒封面、脊背、卷内备考表式样

  

  3、归档文件卷内目录式样

  

  4、文书档案归档章式样

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

   

  

  附件1                      上林县直(乡镇)机关档案分类大纲

   

  综合档案室

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